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Retained Organisation I

Die Bedeutung einer Retained Organisation für den Erfolg einer Sourcing Maßnahme

Was ist eine Retained Organisation?

Laut Wikipedia definiert sich die Retained Organisation wie folgt:

"Sie bezeichnet Personen oder Einheiten in einem Unternehmen, die […] die steuernde Schnittstelle zu den externen Dienstleistern bilden."

und direkt danach folgt eine extrem wichtige operative Definition:

"Sie stellt einerseits sicher, dass sich das outsourcende Unternehmen nicht zu stark in die Abhängigkeit des bzw. der externen Dienstleister begibt. Andererseits kümmert sich die Retained Organisation um die Details der Zusammenarbeit mit den Dienstleistern."

Zwei sehr wichtige Aussagen und zugleich ein sehr dickes Brett ganz lapidar formuliert, denn wie soll den die Bindung an den Dienstleister organisiert werden und seine Steuerung funktionieren, ohne in zu hohe Abhängigkeiten zu geraten und trotzdem eine enge Zusammenarbeit zu etablieren? Und was daran ist so schwierig, dass es an dieser Stelle immer wieder Probleme gibt?

In der eigenen IT-Organisation gibt es solche Funktionen i.d.R. nicht

Die hauseigene IT wird in aller Regel anders gesteuert. Es gibt keine Notwendigkeit den Grad der Abhängigkeit zum zu regeln oder die regelmäßige Zusammenarbeit zu steuern. Viel zu oft gibt es auch keine Messung der Performance bestehender Organisationen. Es gibt keine Systeme, keine Service-Level und damit keine Indikatoren-Definition, weil sie in der eigenen Organisation oftmals auch keinen Sinn machen (hier kann man sicherlich verschiedener Ansicht sein). Bestehende Organisationen werden oft "nur" über Projekte oder Kosten (Personal, Hard- & Software, …) gesteuert.

Obendrein - und dies ist ein ganz wichtiger Aspekt - man arbeitet im gleichen Unternehmen und hat das gleiche Ziel, mit dem man sich im Regelfall identifiziert. Gerade dieser Punkt wird immer wieder unterschätzt: man arbeitet auf dem Weg in ein Outsourcing lange zusammen, man kennt sich gut und pflegt einen oft freundschaftlichen, kollegialen Umgang und trotzdem geht der Dienstleister einen anderen Weg? Ganz einfach: es ist halt ein fremdes Unternehmen mit eigenen Zielen, das anders als eigene Mitarbeiter funktioniert. Diese Erkenntnis allein führt schon fast zwangsläufig dazu eine eigene Steuerung des Dienstleisters aufzusetzen - voilá die Retained Organisation ist geboren.

Lesen Sie in den nächsten Blogeinträgen mehr zu den Aufgaben der Retained Organisation und wie man diese formalisiert.

Dies ist der erste Artikel einer kleinen Serie zum Thema "Retained Organisation" - in Kürze erscheint der Teil 2 "Schritte zum Aufbau einer funktionierenden Service-Steuerung"

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Peter Steinhoff

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